Préalables organisationnels

Déclaration de volonté claire de la part des dirigeants

Les organes directeurs d’une organisation doivent clairement affirmer leur volonté de mesurer l’efficacité des activités de l’organisation. La réunion des préalables requis relève d’une tâche permanente.

Concept et manuel comme bases

L’introduction d’une mesure systématique de l’efficacité porte sur tous les domaines d’une organisation s’occupant de la planification, de la mise en œuvre, du pilotage et de l’évaluation de mesures de développement, ainsi que des enseignements à en tirer et de la gestion du savoir. Les bases reposent sur un concept institutionnel clair et contraignant, tout comme un manuel de mise en œuvre pratique. Y sont explicités à l’intention des utilisatrices et utilisateurs aussi bien les notions fondamentales que les formats, les instruments et méthodes, de même que les modèles standards de planification, de suivi et de compte rendu du concept.

Capacité et savoir-faire

L’introduction d’une mesure de l’efficacité systématique est un processus pluriannuel requérant des capacités adéquates. Là où les organisations partenaires ne sont pas suffisamment développées, il convient de les encourager à créer des capacités de suivi ad hoc, appropriées en termes de durabilité des capacités et eu égard à leurs compétences en matière de politique de développement.

Instruction

Les organisations partenaires et les collaborateurs doivent être formés. Ce qui suppose un système souple de formation continue et d’instruction des nouveaux éléments.

Temps

Si l’on veut une mesure de l’efficacité participative, il faut prévoir suffisamment de temps pour cela. Les questions méthodologiques doivent être examinées avec attention pendant la préparation des analyses de l’efficacité. Par ailleurs, des expertes et experts externes doivent être aussi familiarisés avec les notions utilisées et les méthodes employées.

Budget

La mesure de l’efficacité requiert des ressources. Les coûts correspondants devraient être planifiés dans le budget au terme de l’encadrement de projet. Il est judicieux de prévoir pour cette démarche environ 0,5 à 2,5% de l’ensemble des coûts annuels liés aux projets et prestations. Pendant les années où les coûts effectivement enregistrés sont moindres, la partie du budget non utilisée pourra être reversée dans un fonds spécialement destiné à la mesure de l’efficacité, en guise de réserve. Ainsi, des initiatives spécifiques relevant de la mesure de l’efficacité pourront être conduites tous les quatre ans, par exemple.