Les données nécessaires à la mesure de l’efficacité devraient être recensées soit avant, soit pendant la mise en œuvre du projet. Si l’on n’y pense pas en amont, il est difficile de tirer des constats fiables en matière d’efficacité. Un recensement des données rétrospectif est coûteux voire impossible. Idéalement, le recensement des indicateurs d’efficacité sera intégré dans le Monitoring. En fonction de la planification, les données nécessaires seront recensées une à deux fois au cours du projet, parfois même plus fréquemment, comme p. ex. trimestriellement.
Etape 4: recenser les données
| Comment procéder | |
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| Activités | Dans le cadre du suivi, la mise en œuvre des activités est surveillée. En parallèle, les données nécessaires à la mesure de l’efficacité sont recensées, vérifiées et enregistrées. |
| Questions | On commence cette 4ème étape de la mesure de l’efficacité en répondant aux questions suivantes:
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| Résultats |
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IMPORTANT
Pour un monitoring performant, il faut un responsable. La personne compétente à cet égard doit surveiller le recensement et analyser en permanence les données. Au cas où les chefs de projet ne recueillent pas eux-mêmes les données, il faut veiller à ce que les personnes qui en sont chargées connaissent la finalité dudit recensement des données. L’expérience montre que cela augmente la disposition à enregistrer les données correctement et de manière fiable.
ATTENTION
L’enregistrement des prestations au niveau de l’output ne suffit pas pour juger de l’efficacité d’une mesure. L’enregistrement des prestations constitue toutefois un préalable, si l’on veut pouvoir mesurer l’efficacité par la suite.