Auftrag formulieren

Wenn die Wirkung durch ein internes Team gemessen und beurteilt wird, besonders aber wenn damit ein externes oder gemischtes Team beauftragt wird, sollte dieser Auftrag und die Planung der Wirkungsmessung schriftlich festgehalten werden.

Ein Auftrag für eine Wirkungsmessung kann der folgenden Struktur für Evaluationen folgen:

Muster zur Struktur für Evaluationen

Zweck und Nutzen (rationale, purpose)
Weshalb wird die Evaluation durchgeführt und wozu werden die Ergebnisse genutzt?
Zum Beispiel:
  • Prozesse oder Verfahren optimieren
  • Strategie oder Politik der Organisation weiterentwickeln
  • Über die Weiterführung eines Projekts oder Programms entscheiden
  • Rechenschaft gegenüber Geldgebern oder der Öffentlichkeit ablegen 
Ziel (objectives)
Worüber soll die Evaluation etwas aussagen?
Zum Beispiel:
  • Bestätigen, dass eine bestimmte Leistung (Output) erbracht, eine bestimmte Wirkung bei der Zielgruppe (Outcome) erreicht oder ein Beitrag zum übergeordneten Ziel geleistet wurde.
  • Beurteilen, ob eine bestimmte Intervention effizient, effektiv und relevant war. 
  • Darlegen von Feststellungen, Schussfolgerungen und Empfehlungen zu einem bestimmten Projekt oder Programm.
Umfang (scope)
Der Umfang der Evaluation soll klar definiert werden, indem die wichtigsten Eckpunkte klar umschrieben werden.
Zum Beispiel:
  • Zu behandelnde Themen 
  • Zu betrachtende Zeitperiode 
  • Zu betrachtende Aktivitäten 
  • Bereits verwendete Mittel 
  • Geografische Ausdehnung 
  • Zielgruppen
Beteiligte und Betroffene
Wer ist an der Evaluation beteiligt oder von ihr betroffen?
Zum Beispiel:
  • Projektverantwortliche Mitarbeitende
  • Mittlerorganisationen
  • Zielgruppe 
  • Partnerorganisationen
  • Regierung 
Welche Interessen und Bedürfnisse haben diese Personen(gruppen)? Wie werden diese berücksichtigt?
Berichterstattung
Wie wird über die Ergebnisse berichtet? Sind neben dem klassischen Bericht auch weitere «Produkte zu liefern?
Zum Beispiel:
  • Klassischer Bericht 
  • Workshop mit den Beteiligten 
  • Debriefing mit Projektverantwortlichen 
  • Präsentationen für Linienverantwortliche 
  • Schriftliche «Lessons learnt» 
Budget
  • Kosten im Verhältnis zur Komplexität der Fragestellung und zum Wert der erwünschten Information verhältnismässig?
Was sollte schriftlich vereinbart werden?
  • Ziel, Zweck, Blickwinkel der Evaluation festhalten
  • Evaluationsfragen formulieren 
  • Termine und Budget vereinbaren 
  • Einem solchen Auftrag können Qualitätsstandards zugrunde gelegt werden (z.B. DAC , SEVAL, DEZA
  • Berichtsformat definieren